Als Lehrer:in hast du genug um die Ohren und musst die Bedürfnisse vieler Interessensgruppen befriedigen. Schüler:innen, Eltern, Kolleg:innen, Schulleitung – sie alle haben Wünsche und Vorstellungen, die du unter einem Hut bringen musst. Aber wie kannst das gelingen?

Die Antwort ist: Zeitmanagement. In diesen Artikel stellen wir dir 3 Zeitmanagementsysteme vor, die wirklich funktionieren.

Das erwartet dich

Zeitfresser ermitteln

Jeder von uns hat seine eigenen Zeitfresser. Wichtig ist, dass du dir über deine persönlichen Fresser bewusst wirst und sie entlarvst! Nur so kannst du an ihnen arbeiten und vor allem ihnen im Alltag entgegenwirken. Doch wie gelingt dir das und wie kannst du den ersten Schritt machen?

Lege dir in den nächsten Tagen immer ein Blatt zurecht. Schreibe dir täglich die Tätigkeiten zusammen, die du machst und wie viel Zeit du ungefähr dafür aufwendest. Setze dich mit deiner Liste auseinander und mache dir anschließend Gedanken darüber, ob es deiner Ansicht nach einzelne Posten gibt, denen du vielleicht zu viel Zeit gewidmet hast.

Und dann?

Mir hilft beispielsweise sehr, wenn ich mir eine To-do-Liste schreibe und anführe, welche Aufgaben unmittelbar anstehen. Es kann dir helfen, wenn du die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnest. Die Zeit ist sehr begrenzt. Unser Tag hat nur 24 Stunden. Werde dir bewusst, dass du vieles in diesem Zeitraum erledigen kannst, aber nicht alles.

Eine mögliche Entlastung kann sein, dass du dir bewusst wirst, dass nicht alle Aufgaben wichtig sind und dass diese, welche wichtig sind, nicht immer dringend erledigt werden müssen. Lenkst du deine Kraft und Konzentration auf jene Arbeiten, die am wichtigsten und dringendsten sind, kannst du entspannter an die restlichen Aufgaben herangehen.

Um deinen Arbeitstag besser zu planen, setze gezielt Prioritäten. Du wirst in dem einem oder anderen Fachbuch, in einer Fortbildung oder im Studium über die ABC-Analyse, das Eisenhower-Prinzip oder über Kanban gestolpert sein. Im folgenden Abschnitt möchte ich dir diese Methoden kurz näher beschreiben. Abschließend legen wir dir ein Kanban bereit. Du kannst es in deinem Alltag direkt integrieren und so dein Zeitmanagement verbessern.

Zeitmanagementsysteme

1. ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ein sehr allgemeines und grundlegendes betriebswirtschaftliches Analysetool. Im Folgenden stellen wir die eine Variante der ABC-Analyse vor, wie du sie für das Zeitmanagement nutzen kannst.

Erstelle zuerst eine Liste deiner Aufgabe. Nun teilst du sie in die Kategorien A bis C ein. Die Kategorien entsprechen dabei der folgenden Kriterien:

A: Sehr wichtig und dringlich, wie z.B. die Unterrichtsvorbereitung für den nächsten Tag.
B: Wichtig, jedoch nicht dringend. Beispielsweise können hier Korrekturarbeiten reinfallen.
C: Alle anderen Aufgaben.

Diese Liste arbeitest du von A bis C durch. Die A-Aufgaben macht du zuerst, dann die B-Aufgaben und zum Schluss die C-Aufgaben.

C-Aufgaben haben die niedrigste Priorität. Überlege dir bei jeder Aufgabe, ob sie wirklich nötig ist oder ob du sie vielleicht streichen kannst. Auch eignen sich C-Aufgaben oft gut zum Delegieren. Ich habe oft am Ende der Woche noch sehr viel C-Aufgaben übrig.

Mein Tipp: Plane dir am Ende der Woche einen Zeitblock ein, in dem du nur diese übrig gebliebenen C-Aufgaben abarbeitest. So kannst du es vermeiden, dass die C-Aufgaben von Woche zu Woche mehr werden.

2. Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, dem das Zitat zugesprochen wird: I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.^[1]

Das Grundprinzip ist, dass du jede Aufgabe nach ihrer Wichtigkeit (wichtig oder nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringen bzw. nicht dringend) beurteilst. Basierend darauf ordnest und sortierst du die Aufgaben in vier Kategorien:

A-Aufgaben: Hier fallen jene Aufgaben hinein, welche sowohl wichtig als auch dringlich sind. Es sind Aufgaben, die unmittelbar erledigt werden müssen.
B-Aufgaben: In diesen Bereich fallen jene Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringlich sind. Es ist ein Handlungsbedarf notwendig, aber nicht unmittelbar. Setz dir einen Termin für diese Aufgabe.
C-Aufgaben: Diesem Bereich werden jene Aufgaben zugeordnet, welche dringlich, aber nicht wichtig sind. Kopieren wäre beispielsweise eine dieser Tätigkeiten. An manchen Schulen gibt es Sekretär:innen die diese Aufgaben übernehmen können. Gibt es hier Aufgaben, die delegiert werden können, bleibt dir mehr Zeit für Aufgaben aus dem Bereich A und B.
D-Aufgaben: Sind all jene Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind. Es handelt sich hierbei oftmals um Aufgaben, welche vernachlässigbar sind. Das könnten Aufgaben sein wie das durchblättern des neuen Katalogs für Schulmöbel etc. Manchmal hilft es schon ein freundliches, aber bestimmtes „Nein. Danke“ zu sagen.

So kann das Eisenhower-Prinzip grafisch dargestellt werden.

Im Alltag ist es gerade bei uns im Lehrerberuf sehr schwierig, zu unterscheiden was ist wichtig und was ist dringlich. Die Dringlichkeit einer Aufgabe kannst du dann am besten beurteilen, wenn du dir die Frage stellst, was würde passieren, wenn du die Aufgabe erst später erledigen würdest. Berücksichtige auf jeden Fall hier eine gesetzte Deadline! Diese muss bei der Zuteilung der “Dringlichkeit” der Aufgabe berücksichtigt werden.

Die Wichtigkeit einer Aufgabe ist wesentlich leichter zu erkennen. Hier hilft es dir, wenn du dir die Frage stellst, welche Konsequenz ein nicht-erledigen für dich haben könnte. Denn es ist zu erwarten, dass die wichtigsten Aufgaben für eine Person jene sind, welche auch den höchst zu erwartenden Nutzen für die eigene Person bei Erledigung dieser Aufgabe mit sich bringt.

Ein ähnliches System sind die „4 Ds des Zietmanagements“ – Do, Defer, Delegate und Delete. Diese Begriffe können analog zu den vier Aufgaben-Kategorien des Eisenhower-Prinzips übersetzt werden:

Do: Machen. Entspricht den A-Aufgaben.
Defer (oder Delay): Verschieben. Entspricht den B-Aufgaben.
Delegate: Delegieren. Entspricht den C-Aufgaben.
Delete (oder Drop): Löschen. Entspricht den D-Aufgaben.

3. Kanban

Wenn du deine Aufgaben noch besser im Blick haben willst, ist vielleicht die Kanban Methode das richtige für dich. Kanban ist japanisch und bedeutet so viel wie Tafel, Karte. Ursprünglich war die Methode für Produktions- und Softwareentwicklungsprozesse gedacht, um diese zu steuern. Bricht man aber die Methode auf die persönlichen Aufgaben herab, ist das System eine ideale Übersichtshilfe.

Doch wie beginnt man damit zu arbeiten? Zu allererst brauchst du ein großes Blatt Papier (A3) oder ein kleines Whiteboard. Unterteile das Blatt in vier Spalten und versehe jede Spalte mit einer Überschrift:

Backlog: Sammelpool für alle anstehenden Aufgaben.
Doing: Aufgaben in Bearbeitung.
Waiting: Aufgaben, für die Hilfe benötigt wird oder für deren Fertigstellung noch ein Ereignis ansteht, bevor sie abgeschlossen werden können.
Done: erledigte Aufgaben.

Schreibe jede Aufgabe auf eine eigene Haftnotiz. Sammle alle Haftnotizblätter im Backlog-Feld und erst dann werden sie entsprechend dem Aufgabenstatus in die jeweilige Spalte gegeben. Durch diese Methode hast du auf einem Blick eine genaue Übersicht, was ansteht und was sofort bearbeitet werden muss.

Dies ist eine Methode, die ich im Alltag sehr gerne einsetze. Anfänglich habe ich diese Methode sehr unbewusst für mich “entdeckt”. Doch meine Berufserfahrung hat mir gezeigt, dass diese Methode im Lehreralltag sehr gut integrierbar ist.

Natürlich gibt es auch Apps und Webseiten für Kanban. Eines der bekanntesten Tools ist Trello. In der Gratis-Version kannst du das persönliche Kanban unbegrenzt nutzen und auch bis zu 10 Team-Boards anlegen. Das ist vor allem dann nützlich, wenn du mit anderen Kolleg:innen an einem Projekt, wie z.B. die Planung einer Schulfeier arbeitest.

Wie ich oben erwähnt habe, wird Kanban auch zur Abbildung von Softwareentwicklungsprozessen verwendet. Zufällig sind wir ein Softwareentwicklungsunternehmen, also habe ich unseren Entwicklungsleiter Raphael ein paar Fragen zu Kanban gestellt. Seit gespannt über seine Perspektive!

Gudrun: Ich habe gehört, ihr verwendet in der Softwareentwicklung auch Kanban. Wie setzt du es in deinem Alltag ein?

Raphael: Kanban kommt eigentlich vom Toyota Production System (TPS), welches Mitte des 20. Jahrhunderts bei Toyota eingeführt aber erst 1992 formalisiert wurde. Anfang der 2000er-Jahre hat David Anderson Kanban in die agile Softwareentwicklung überführt. Kanban ist, wie es sehr typisch für die japanische Mentalität ist, ein Wertesystem und basiert auf 4 Grundprinzipien und 6 Kernpraktiken.

Eine dieser Kernpraktiken ist das Visualisieren von Kanban. Heutzutage ist insbesondere dieser Aspekt, das Kanban-Board, auch außerhalb von Produktion und Softwareentwicklung bekannt.

Ich persönlich verwende Kanban als Wertesystem seit ca. 5 Jahre durchgängig in meinem Entwicklungsteams da es uns hilft unsere Aufgaben effizient, aber ohne Stress abzuarbeiten.

Auch früher habe ich bereits ein Kanban-Board in Kombination mit anderen agilen Entwicklungsmethoden verwendet.

G: Hast du in deinem Team ein gemeinsames Kanban, oder erstellt jeder Mitarbeiter für sich sein persönliches Arbeits-Kanban?

R: Wir verwenden Kanban für den gesamten Entwicklungsprozess im Team. Das bedeutet, wir haben ein gemeinsames Board, auf dem unser Prozess abgebildet ist. In unserem Prozess arbeiten mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen zusammen. Wir haben auch andere Spalten, als du sie beschrieben hast. Unsere Spalten sind beschriftet:

Ready for Development: Es kann mit der Entwicklung begonnen werden.
Development: Die eigentliche Entwicklungsarbeit.
Testing: Eine weiter Person testet die Anforderung.
Approval: Fachliche Abnahme der Anforderung durch einen Product Manager.
Deployment: Bereitstellung für den Kunden.
Deployed: Die Anforderung ist für unseren Kunden bereitgestellt und somit abgeschlossen.

Wir bilden also den sequenziellen Entwicklungsprozess ab. Einzelne Mitarbeiter, wie z.B. Silvia, verwenden aber auch ein persönliches Kanban, um ihre Aufgaben zu verwalten. Das liegt daran, dass Silvia auch andere Aufgaben hat, die nicht direkt im Entwicklungsprozess stattfinden.

G: Arbeitet ihr ausschließlich mit Kanban oder verwendet ihr auch andere Zeitmanagementsysteme?

R: Für Projekte verwenden wir auch ein anderes System. Dort arbeiten wir teilweise auch mit klassischen Projektmanagement-Tools wie Arbeitspaketen, Aufgabenlisten, Gantt-Diagrammen, etc. Ich persönlich verwende im Management auch gern die Eisenhower-Methode. Im Gegensatz zum typischen Lehrer habe ich den Vorteil, Aufgaben besser delegieren oder einfach ignorieren zu können.

G: Denkst du, Kanban wäre eine geeignete Methode für Lehrer:innen?

R: Klar! Ich denke, dass Kanban für fast jede/n geeignet ist. Die Visualisierung am Kanban-Board funktioniert meines Erachtens sehr gut. Insbesondere weil man damit einfache Prozesse (Backlog → Doing → Done), aber auch sehr komplexe Prozesse abbilden kann. Grundsätzlich eignet sich das System auch wunderbar für unerwartete Aufgaben, was im Lehrberuf ja häufig vorkommt.

G: Danke für das Interview!

R: Sehr gerne! ☺

Los geht’s!

Scharrst du jetzt schon in den Startlöchern und du möchtest gleich motiviert ans Werk gehen? Wähle ein System für dich aus und schon kann es losgehen mit deinem persönlichen Zeitmanagement.

Wir von TEACHIS wissen, wie kostbar deine Zeit ist und wie wenig du tatsächlich zur Verfügung hast! Plane gezielt und zeitsparend. Unerlässlich ist für eine gut sowie effiziente Organisation des Schulalltags eine gute Vorbereitung und Planung. Wie wir alle wissen, Planung ist die halbe Miete.

TEACHIS hilft dir, dein Zeitmanagement und deine Unterrichtsplanung effektiver zu gestalten, um mehr Zeit zu haben, für das, was du liebst!

Fußnoten

https://web.archive.org/web/20150402111315/http://www.presidency.ucsb.edu/ws/?pid=9991